Vos investissements informatiques sont-ils influencés par l’exécutif qui exerce le plus de pression? Êtes-vous incapable de terminer un projet d'implémentation en raison de l'évolution des priorités de l'entreprise? Lorsque les ressources financières sont limitées, votre entreprise est-elle incapable de choisir entre la maintenance et l’innovation?

Si tel est le cas, il est probable que vous deviez mieux aligner votre stratégie TI avec la stratégie globale de votre entreprise. Selon Gartner, « lorsque la stratégie de l'entreprise n'est pas claire ou qu'elle n'est pas clairement reflétée dans les initiatives impliquant les technologies, la valeur perçue des TI est généralement faible, quelle que soit la qualité de l'exécution des initiatives ».

Lorsque vos investissements technologiques potentiels varient en termes de taille, d’impact, de risque et de bénéfices potentiels, il peut être fastidieux de déterminer lesquels feront partis du portefeuille d’investissement pour le prochain exercice financier.

Ça vous prend un moyen de comparer des pommes avec des pommes et c’est là que l’utilisation d’une méthodologie de priorisation devient très utile.

Prioriser les investissements en fonction des coûts, des bénéfices et des risques

Quels critères votre entreprise utilisera-t-elle pour classer et sélectionner les investissements informatiques potentiels? En règle générale, ces critères appartiennent à l'une des trois catégories suivantes: Coût, Bénéfices et Risque.

Le coût du projet, le coût opérationnel récurrent, le retour sur investissement et le coût total de possession sont des exemples de critères de coût. Le dernier, coût total de possession, prend en compte les coûts initiaux ainsi que les coûts futurs au cours de la vie utile de l'investissement.

Pour la catégorie des bénéfices, vous pouvez inclure des éléments tels que l’avantage concurrentiel, les revenus additionnels, la réduction des coûts, la réduction des risques, l’amélioration de l’expérience client, l’agilité accrue et l’alignement sur la stratégie de la société.

Enfin, pour établir le niveau de risque associé à l’initiative, vous pouvez inclure l'alignement des parties prenantes (ou absence d’alignement), la disposition au changement, la complexité du projet ou même la durée du projet. Sachez qu'ici on parle de risques liés au projet potentiel et non de risques d'entreprise qui sont eux, pris en compte dans les critères de bénéfices (réduction des risques).

Priorité = Coût (faible) + Bénéfices (élevé) + Risque (faible)

Quantifier comme aide à la décision

Une fois que vous avez déterminé les critères que votre société utilisera, vous devez définir des valeurs possibles pour chacun et une pondération pour chaque critère afin de pouvoir ensuite comparer les investissements potentiels. Pour les valeurs, des options possibles sont Élevé, Moyen, Faible ou une échelle de 1-5. Pour la pondération, vous pouvez simplement définir un pourcentage Par exemple, le coût représente 50%, les bénéfices 25% et le risque 25% pour un total de 100%. Plus le risque ou le coût est élevé, plus le score est bas et inversement pour les bénéfices.

Une représentation visuelle est pratique à ce stade. Nous suggérons de positionner les projets sur un graphique ayant la faisabilité sur un axe et la valeur sur l'autre. La faisabilité dépend généralement du coût (plus le coût est élevé, plus la faisabilité est faible). On peut aussi inclure d'autres facteurs, tels que l'impact culturel, dans la faisabilité. La valeur est le plus souvent calculée en se basant sur une combinaison des bénéfices et de réduction des risques.

Garder votre système à jour

Il est important de tester votre méthodologie de priorisation pour voir s’il vous donne les résultats que vous attendiez, puis de l’ajuster. Par exemple, si la notation pénalise trop le critère du coût du projet, vous ne vous retrouverez qu'avec de petits projets en tête de liste alors que vous savez que vous devriez avoir quelques projets de transformation plus importants pour assurer la survie de l'entreprise à long terme. De plus, vos critères et votre pondération seront basés sur ce qui est important pour votre entreprise à un moment précis, ce qui signifie que la méthodologie de priorisation devrait être révisée au moins une fois par an.

Confirmer que votre portefeuille est équilibré

Une fois que vous avez votre liste de projets classés par ordre de priorité, c’est le moment d’analyser votre portefeuille afin de confirmer que vous avez le bon équilibre de projets pour maintenir l’activité et assurer la croissance. Commencez par déterminer les catégories de vos investissements, puis calculez la valeur totale en dollars par catégorie pour la période à venir. Que vous utilisiez la catégorisation de Gartner (Run/Grow/Transform) ou un modèle plus complexe tel que le GE-McKinsey Portfolio Matrix, vous pourrez alors comparer votre stratégie d’investissement à des entreprises similaires dans votre industrie.

Bien qu'il soit toujours avantageux d'utiliser une approche structurée, il est important de ne pas perdre de vue l'objectif de cette approche: vous assurer que vos dépenses TI soient alignées avec la stratégie de votre entreprise et qu'en effectuant ces investissements, vous obtiendrez de réels bénéfices et assurerez un avantage concurrentiel à long terme.