Un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP en anglais) touche de nombreux secteurs de l’entreprise tels que la R&D, les finances, la chaîne d’approvisionnement, les ventes et le marketing, et les ressources humaines. Il est donc très important de choisir la meilleure solution.  La plupart des solutions PGI couvrent 80 % des besoins des entreprises, mais qu’en est-il des exigences uniques de chaque entreprise? Avec tant de fournisseurs de solutions PGI sur le marché, comment savoir quel fournisseur conviendra le mieux à votre entreprise?  Parfois, il s’agit simplement de savoir par où commencer.  Nous avons compilé 8 questions clés que nous vous recommandons de poser à un fournisseur potentiel afin de partir votre processus de sélection du bon pied. 

Est-ce que le progiciel est disponible en français? (Spécifique au Québec) 

Ceci est très important car, selon la loi québécoise, les employés sont en droit de travailler avec une interface en français et les employeurs doivent honorer cette législation (source). En posant cette question en premier, vous éviterez de passer du temps sur des solutions qui ne supportent pas cette exigence.  

Quelle est l’architecture que vous proposez?  

1 – SaaS, Hébergement ou Sur-Site?  

Le logiciel en tant que service (SaaS en anglais) est une façon de licencier un logiciel qui est apparue ces dernières années comme une alternative à l’achat de licences. Cela implique toujours une solution infonuagique car vous n’avez pas à vous procurer une infrastructure informatique pour accueillir le logiciel. Toute l’infrastructure principale est gérée par le fournisseur et vous interagissez avec via une application Web. Cette option est favorable pour les organisations qui cherchent à réduire les coûts d’acquisition initiaux. Il faut faire attention au fait qu’elle peut coûter plus cher à long terme en raison des frais récurrents et au fait que les coûts n’affectent pas les budgets d’investissements et opérationnels de la même manière.  

Un progiciel hébergé signifie que vous louez de l’espace et de la puissance de traitement dans un centre de données pour exécuter la solution de votre choix au lieu d’acheter le matériel requis. C’est une bonne option si la solution choisie n’offre pas de solution SaaS, mais qu’elle répond au mieux à vos besoins. Comme avec les solutions SaaS, le cout initial moindre est intéressant pour les compagnies qui n’ont pas beaucoup de capital à investir dans leur infrastructure TI, mais risque de coûter plus cher sur le long terme. La solution sur-site est la plus exigeante en termes de ressources, car vous êtes responsable de mettre en place l’infrastructure qui supporte le progiciel choisi. Cette solution est souvent choisie malgré les coûts initiaux élevés pour avoir plus de contrôle sur la configuration disponible. Cependant, il ne faut pas oublier les requis de sécurité car vous serez responsable de la protection de vos données contre une cyber-attaque potentielle. 

 2 – Multi-Locataire ou Locataire unique? 

Les solutions à multi-locataire sont des solutions uniformes où tous les utilisateurs ont la même interface mais ont leurs données séparées. Prenez par exemple Netflix. Vos amis utilisent la même application mais vous avez des recommandations différentes. C’est un exemple de solution multi-locataire; tous les utilisateurs interagissent avec la même application mais ont des données uniques. Les solutions infonuagiques à locataire unique sont modifiées pour répondre parfaitement aux besoins de votre compagnie, mais sont plus dispendieuses car elles ne peuvent pas être réutilisées et vendues à un autre client. Vous allez généralement avoir plus de contrôle sur votre calendrier de mise à jour avec une solution à locataire unique car vous serez les seuls à utiliser cette instance.  

3 – Plusieurs modules ou une seule plateforme? 

Vous devriez poser cette question pour deux raisons : les couts d’intégration et de licences. Si la solution proposée est composée de plusieurs modules, il est important de demander au fournisseur d’estimer les couts d’intégration pour le projet (s’il y a lieu, car les intégrations peuvent faire partie intégrante de la plateforme). Il est aussi important de demander si certains modules peuvent être activé à la carte. Si c’est le cas, vous n’aurez peut-être pas besoin de débourser pour les frais de licences avant d’en avoir besoin.  

 

Est-ce que votre solution inclut les modules financiers (GL, AP, AR)? 

Grand livre (GL), Comptes fournisseurs (AP) et Comptes débiteurs (AR) sont des fonctionnalités financières de base qui sont nécessaires pour gérer les finances d’une compagnie, et elles devraient être inclue dans la plupart des PGI sur le marché. Certaines solutions sont commercialisées comme des PGI mais sans les fonctions financières et ne devraient pas être considérés comme des solutions complètes. Vous devrez ajouter les couts de licence pour une solution financière, en plus d’ajouter les couts pour l’intégration des deux systèmes. 

1 – Est-ce que la solution contient un module de commerce électronique? 

Si vous avez ou êtes en mesure d’envisager l’implémentation du commerce électronique avec des entreprises (B2B) ou avec des consommateurs (B2C), vous allez vouloir connaitre l’offre du fournisseur à ce sujet. Une bonne intégration entre le PGI et le commerce électronique facilite bien des choses tel que la tarification, la gestion d’inventaire et la réconciliation financière. Est-ce qu’ils fournissent un portail? Est-ce qu’ils s’intègrent avec des fournisseurs de paiement et si oui, lesquels? 

2 – Quelles autres fonctionnalités sont offerts par votre PGI? (CRM, budgétisation, SIRH)? 

Cette question est utile pour découvrir si vous achetez quelque chose qui peut supporter votre croissance future et qui peut potentiellement remplacer d’autres systèmes que vous avez déjà, tout en minimisant les couts d’intégration. 

Quelle est la feuille de route de votre progiciel/plateforme? 

Questionner le fournisseur à propos de leur feuille de route pour leur progiciel vous permettra de juger s’ils continuent d’investir dans leur application. Demandez-leur quelles fonctionnalités sont planifiées pour les prochaines mises à jour. Il est aussi important de leur demander quelle est la date de fin de support prévue pour leur solution. Plusieurs solutions sur le marché sont déjà en processus d’être retirées et il se peut que la solution que vous pensez acheter ne sera plus supportée dans quelques années. 

Est-ce que votre progiciel/plateforme supporte le multi-compagnie? 

Une solution qui supporte le multi-compagnie est requise lorsque vous avez au moins deux compagnies qui ont besoin que leurs Grands Livres soient séparés, mais facilement accessibles à l’un et l’autre à cause d’un grand volume de transactions inter-compagnies. Cette fonctionnalité aide à éliminer le dédoublement des transactions et à réduire le risque d’erreur lié à la double saisie de données.  Si vous doutez que votre compagnie aurait besoin d’une solution multi-compagnie dans le futur, il est mieux de savoir si la solution en question le supporte déjà. Il est de même pour le multidevises. 

Est-ce que vous fournissez des API ouvertes? Veuillez fournir une liste. 

Des API sont une façon de permettre au progiciel de communiquer avec des sources externes de manière sécuritaire. Le plus d’API qu’ils fournissent, le plus de chances que vos données seront accessibles pour transfert entre les systèmes à l’avenir. 

Avez-vous des clients similaires à notre compagnie qui utilisent votre solution? Pouvez-vous fournir des références? 

Les fournisseurs vont souvent partager le nom de leurs clients mais il est important de demander quel module ou solution ces clients utilisent. Il est encore plus intéressant de parler à une de leur référence directement. 

Qui fait partie de leur réseau de partenaires et comment fonctionne-t-il? 

Certain PGI sont vendus directement par l’éditeur et certains sont vendus par un réseau de partenaires de ventes et d’intégration. Souvent la qualité de l’implémentation va dépendre du niveau d’expérience et de compétence de l’intégrateur. Même si vous choisissez la meilleure solution, choisir le mauvais intégrateur peut entraîner une perte de contrôle des coûts des projets ou des malentendus au niveau des requis qui seraient donc mal intégrés dans votre solution. Le partenaire n’a pas nécessairement besoin d’être local à moins que ça soit un critère important pour vous. Choisir le bon partenaire d’implémentation fera toute la différence, il est donc important de bien évaluer vos options. 

L’acquisition d’un nouveau logiciel peut être une tâche ardue et complexe. Nous espérons que cet article vous a aidé à identifier certains pièges à éviter en posant les bonnes questions à votre fournisseur dès le départ.